Politique de confidentialité et Données personnelles

La protection des Données à Caractère Personnel (« DCP ») est une obligation pour le Comité social d'administration (CSA) de l'ASNR qui s’inscrit dans un cadre juridique régi par la directive européenne 95/46/CE du 24 octobre 1995 et par la loi du 6 janvier 1978 modifiée. Ce cadre a été profondément renouvelé par le règlement européen « General Data Protection Regulation (GDPR) » ou « Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) » entré en vigueur le 25 mai 2018.

La protection des personnes physiques à l’égard de la collecte et du traitement des DCP est un droit fondamental et un enjeu stratégique, essentiel à la préservation de la confiance des partenaires et des collaborateurs du CSA de l’ASNR ainsi qu’à la réputation du CSA de l’ASNR, tant dans ses activités internes qu’externes. A ce titre, le CSA de l'ASNR met tout en oeuvre pour protéger les données personnelles que vous lui confiez et être en conformité avec le RGPD.

Le CSA de l'ASNR collecte et traite vos données personnelles aux fins d’attribution des avantages distribués par le CSA, de gestion des inscriptions aux activités proposées, de gestion comptable et de traitement des règlements, ainsi que de communication relative à notre offre d’Activités sociales et culturelles (ASC) par e-mail ou autres supports.

Responsable du traitement

Le responsable du traitement est :

Comité social d'administration (CSA) de l'ASNR

Bâtiment 08

BP 17

92262 Fontenay aux Roses Cédex

asnr.secretariat-csa@asnr.fr

Les élus ont désigné Monsieur Philippe Bourachot (philippe.bourachot@asnr.fr) comme le délégué à la protection des DCP (DPO "Data Protection Officer) du CSA de l'ASNR. Vous pouvez le contacter si vous avez des questions ou si vous voulez faire valoir vos droits.

Bases légales des traitements

Les données à caractère personnel collectées et traitées par le CSA sont :

traitées de manière licite au sens de la loi, loyale et transparente,
traitées sur le fondement de l’intérêt légitime (exécution des missions du CSA en matière d’offre d’ ASC) : Gestion des bénéficiaires (ouvrants et ayants droit) ; Gestion des demandes ; Gestion des factures et des paiements ; Gestion de la relation avec les bénéficiaires ; Gestion des impayés ; Gestion des réclamations,
traitées sur le fondement de la réponse à une obligation légale du CSA résultant de l'article L.2312-78 du Code du travail qui stipule que "le comité social et économique assure, contrôle ou participe à la gestion de toutes les activités sociales et culturelles établies dans l'entreprise prioritairement au bénéfice des salariés, de leur famille et des stagiaires, quel qu'en soit le mode de financement",
traitées sur le fondement de nos obligations légales : prescriptions légales et réglementaires, en particulier au regard de nos obligations sociales, fiscales ; Gestion de l’exercice des droits des personnes concernées eu égard au traitement de leurs données personnelles,
adéquates, pertinentes et limitées à ce qui est nécessaire au regard des finalités (principe de minimisation),
exactes et, si nécessaire, tenues à jour (exactitude),
conservées sous une forme permettant l'identification des personnes concernées pendant une durée définie selon les finalités du traitement et effacées ou rendues anonymes au-delà de cette durée.

Pour le cas où vous retireriez votre consentement au traitement de vos données personnelles, votre décision n’affectera pas notre droit de traiter vos données quand un tel traitement est nécessaire pour exécuter nos obligations contractuelles à votre égard et/ou dans la mesure où nous sommes obligés de réaliser ce traitement de par la loi ou pour pouvoir défendre nos intérêts dans le cadre d’un contentieux, se prémunir contre la fraude ou les abus. En aucun cas, le CSA ne traite vos données personnelles pour des finalités autres que celles qui ont été énumérées ci-dessus.

Par contre, le retrait de votre consentement ne vous permettra plus de bénéficier des ASC du CSA de l'ASNR, ni pour vous ni pour vos ayants droit.

Catégories de données traitées

Les données à caractère personnel que nous traitons sont les suivantes :

Etat civil du salarié bénéficiaire (civilité, nom, prénom, date de naissance, matricule, date d’embauche et de départ, lieu de travail, service, catégorie (salariés, fonctionnaires, CDI, CDD, alternants, stagiaires), adresse postale professionnelle, n° téléphone professionnel, n° mobile professionnel, adresse e-mail professionnelle, adresse postale personnelle, n° de téléphone personnel, n° de téléphone mobile personnel, adresse e-mail personnelle.

Etat civil des ayants droit, conjoint et enfants (nom, prénom, date de naissance, sexe, à charge ou non à charge).

Divers justificatifs peuvent être collectés : extrait d’acte de naissance ou copie des éléments du livret de famille justifiant de la filiation de l’enfant avec le salarié ou certificat d’adoption ; justificatif de mariage ou de PACS, documents servant dans le cadre de contentieux.

Justificatif pour le calcul du taux de participation (TP) : avis d’imposition du foyer fiscal, et si besoin :
- revenus annuels du conjoint/pacsé,
- bulletins de salaire de l'ouvrant droit.

Devis, facture proforma, attestation ou bulletin d’inscription auprès de l’organisme prestataire (par exemple pour des activités culturelles ou sportives, des vacances ou de la garde d'enfants).

Pour l’activité voyages ou sorites locales : Passeport, CNI, visa, certificat de vaccination selon destination.

Durées de conservation des catégories de données

Données d’identification des bénéficiaires : tant que dure la présence du salarié dans l’effectif + 10 ans, soit une destruction de tous les renseignements relatifs au personnel de l'ASNR et à leurs ayants droit au cours de la 11ème année suivant le départ effectif de l'ASNR.

Données personnelles relatives aux activités pratiquées et aux aides accordées : 10 ans glissants + l’année en cours (afin de respecter le délai de prescription des cotisations et contributions sociales de l’URSSAF).

Données comptables et factures fournisseurs : 10 ans.

Origine des données

Les données d’identification des salariés sont transmises mensuellement par la DRH de l’ASNR. L’arrivée d’un salarié à l’ASNR conduit systématiquement à l’ouverture d’une fiche « ouvrant droit » dans le logiciel de traitement des ASC. A l’ouverture, cette fiche ne comprend que les éléments fournis par l’ASNR (nom, prénom, matricule, date de naissance, genre, statut, type de contrat, lieu de travail, unité, motif et date si fin de lien, date de fin si contrat non CDI).
Des données complémentaires ainsi que celles concernant les ayants droit et toutes les pièces justificatives sont communiquées au CSA par le salarié lui-même en appui à ses demandes de prestation.

Destinataires des données

Les principaux destinataires des données sont les membres du bureau du CSA ainsi que l’équipe des salariés du CSA. Certaines données peuvent être transmises à certains fournisseurs sous la forme de listes de bénéficiaires ou de commandes (ANCV pour les chèques vacances, voyagistes, etc.). Toutes les données transmises aux autres prestataires (billetterie, prestataires de tourisme, parc de loisirs, achats groupés, clubs de sport, soutien scolaire, garde d’enfant, etc.) sont en général transmises directement par les salariés eux-mêmes lors de leur inscription ou achat de prestation en ligne. Tous ces fournisseurs sont responsables de traitement au sens RGPD du terme et ont à ce titre leur propre politique de protection des données personnelles que les bénéficiaires du CSA de l'ASNR sont invités à consulter sur leur site internet. Pour autant, le DPO du CSA de l'ASNR demande ces politiques lors de chaque début de nouvelle mandature et s'assure qu'elles respectent les exigences du RGPD.

Comment vos données sont-elles protégées ?

En tant que responsable de traitement, le CSA de l' ASNR met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées conformément aux dispositions légales applicables, tant à lui-même en tant que responsable de traitement qu’à ses prestataires et partenaires, pour protéger vos données à caractère personnelles et les documents que vous nous confiez contre l’altération, la perte accidentelle ou illicite, l’utilisation, la divulgation ou l’accès non autorisé.

Cookies

L’exercice de vos droits

Les droits d'accès, de rectification et les demandes d'effacement s'exercent auprès du CSA de l'ASNR (asnr.secretariat-csa@asnr.fr). Conformément à la loi « informatique et libertés » du 6 janvier 1978 vous disposez également des droits d’opposition suivants :

Droit d'opposition à la collecte et au traitement de vos données personnelles. Vous avez notamment la possibilité de ne pas communiquer vos revenus au CSA ; dans ce cas, vous êtes informé que cela peut avoir des conséquences sur les conditions de délivrance par le CSA de la prestation souhaitée (contribution du salarié selon le barème le moins favorable). A noter que si vous refusez de communiquer un document essentiel au traitement de votre dossier (exemple : CNI oui passeport pour un voyage), le CSA de l'ASNR ne pourra traiter votre demande.

Droit d'opposition à la réception de communication électronique de la part du CSA de l'ASNR ; il s'exerce en adressant un mail à asnr.secretariat-csa@asnr.fr, copie le DPO (philippe.bourachot@asnr.fr) . L’opposition ne couvre pas les mails envoyés automatiquement par le système (mail de réinitialisation de mots de passe, confirmation d'inscription, validation ou refus de demande, , etc.).

Droit à l’effacement des données ; dans ces conditions, le CSA sera dans l’incapacité de gérer votre compte et de vous délivrer les prestations souhaitées.

Si vous estimez, après nous avoir contactés, que vos droits relatifs à la confidentialité et à la protection de vos données personnelles ne sont pas respectés, vous pouvez adresser une réclamation à la CNIL.

Vous pouvez consulter l'ensemble des documents émis par votre CSA dans la cadre du RGPD sur le site internet du CSA (https://www.csaasnr.fr).

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